Jouw dossier
Veilig Thuis registreert jouw persoonsgegevens zoals naam, adres, geboortedatum en burgerservicenummer (BSN) en van andere directbetrokkenen in het Veilig Thuis cliëntsysteem. In jouw dossier staat ook informatie die Veilig Thuis heeft ontvangen of heeft verzameld. Het dossier bevat dus privacygevoelige informatie. Veilig Thuis gaat zorgvuldig om met deze gegevens. Medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht en deze gegevens zijn niet zomaar op te vragen of in te zien door derden.
Doel en rechtsgrond persoonsgegevens
Wij staan voor een veilig thuis voor iedereen. Wij hebben de maatschappelijke opdracht om burgers te beschermen door een melding van een redelijke vermoeden van huiselijk geweld en/of kindermishandeling te onderzoeken. Deze maatschappelijke opdracht is vastgelegd in de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo). Om deze opdracht goed te kunnen vervullen zijn wij bevoegd om de persoonsgegevens van onze cliënten te verwerken (artikel 5.1.6 lid 1 Wmo). Wij gebruiken deze gegevens om een goed beeld van jouw situatie te krijgen, zodat wij jou en/ of jouw gezin goed kunnen begeleiden en dat ook kunnen verantwoorden. Het is in beginsel verboden om bijzondere categorieën van persoonsgegevens te verwerken (zoals gegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, gegevens over gezondheid, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid en strafrechtelijke gegevens). Wij zijn echter als uitzondering op deze regel door de wet bevoegd om gegevens over gezondheid en gegevens over kindermishandeling en huiselijk geweld te verwerken (artikelen 30 lid 3 sub a Uitvoeringswet AVG en artikel 5.1.6 Wm ). Veilig Thuis Zeeland bewaart gegevens van jou en betrokkenen in een dossier. In het dossier staan de persoonsgegevens zoals naam, adres, geboortedatum en Burgerservicenummer (BSN). Ook staat in het dossier relevante inhoudelijke informatie die Veilig Thuis Zeeland heeft ontvangen of heeft verzameld. Dat betekent dat deze informatie een bijdrage moet leveren aan het ophelderen van een redelijk vermoeden van een situatie van kindermishandeling of huiselijk geweld. In het dossier bewaren wij ook informatie die nodig is voor de hulpverlening, zoals gespreksverslagen, correspondentie en verwijzingen. Het dossier wordt geregistreerd op naam van de betrokkene. Het dossier bevat dus privacygevoelige informatie. Dat betekent dat het dossier niet zomaar op te vragen is of in te zien is door anderen. Veilig Thuis Zeeland gaat zorgvuldig om met uw gegevens.
Wie heeft toegang tot uw dossier?
Alle medewerkers van Veilig Thuis Zeeland hebben getekend voor geheimhouding.
Uitvoering dienstverlening:
- Medewerkers van Veilig Thuis Zeeland die betrokken zijn bij de begeleiding van jouw gezinssituatie, hebben toegang tot de informatie in jouw dossier. Dit gebeurt alleen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden in jouw zaak.
- Voor het uitvoeren van administratieve handelingen, zoals het versturen van brieven en het invoeren van rapportages, hebben secretaresses toegang tot jouw dossier.
Onderzoek & controle:
- Daarnaast kunnen leidinggevenden (of namens hen gemandateerden) dossiers inzien voor het uitvoeren van kwaliteitscontroles, klachtbemiddeling en voor onderzoek bij incidenten en calamiteiten.
Recht op inzage en afschrift
Directbetrokkenen hebben recht op inzage in de gegevens die over hem/haar zijn opgenomen in het dossier. Het recht op inzage betekent ook dat de betrokkene, als hij/zij daar om vraagt, recht heeft op een afschrift (kopie) van de gegevens die hij/zij mag inzien.
De directbetrokkene is degene op wie de persoonsgegevens die zijn vastgelegd betrekking hebben. Vaak zal het dan gaan om een of meer leden van het gezin. Omdat Veilig Thuis werkt met één dossier per gezin kunnen er doorgaans meer personen rechten uitoefenen ten aanzien van dit dossier, bijvoorbeeld de pleger, het slachtoffer en de getuige. Deze personen kunnen geen rechten uitoefenen op het volledige dossier maar alleen op die gegevens die op hen betrekking hebben.
Veilig Thuis kan het recht op inzage en afschrift beperken of weigeren als privacybelangen van een derde daardoor kunnen worden geschaad of wanneer de taakuitoefening van Veilig Thuis daardoor niet goed kan worden uitgeoefend.
Dossier aanvragen
Een dossier kan aangevraagd worden middels het aanvraagformulier EN kopie identiteitsbewijs te mailen naar: info@veiligthuiszeeland.
Recht op correctie
Stelt de betrokkene bij het inzien van zijn/haar gegevens vast dat deze feitelijk onjuist, of (gelet op het doel waarvoor ze worden bewaard) onvolledig, of niet ter zake dienend zijn, dan heeft hij/zij het recht om Veilig Thuis te verzoeken deze gegevens te verbeteren, te verwijderen of af te schermen. Hij/zij kan dit recht van correctie ook uitoefenen voor zover hij/zij meent dat Veilig Thuis bij de dossiervorming in strijd handelt met de wet. Veilig Thuis reageert uiterlijk binnen vier weken schriftelijk en gemotiveerd op het verzoek.
Recht op een eigen verklaring
Is de betrokkene het niet eens met gegevens die over hem/haar in het dossier zijn opgenomen, dan kan hij/zij Veilig Thuis verzoeken om zijn/haar eigen verklaring hierover aan het dossier toe te voegen. Zodat duidelijk is dat en waarom hij/zij het met bepaalde gegevens in het dossier niet eens is. Deze eigen verklaring voegt Veilig Thuis toe aan het dossier.
Recht op vernietiging
Een directbetrokkene heeft het recht om Veilig Thuis te verzoeken om de gegevens die op hem/haar betrekking hebben te vernietigen. Veilig Thuis vernietigt deze gegevens binnen drie maanden na ontvangst van dit verzoek, tenzij het bewaren van de gegevens van ‘aanmerkelijk belang’ kan zijn voor een ander dan de degene die het verzoek heeft ingediend.
Bewaartermijn van gegevens volgens de wet
Voor dossiers die zijn aangelegd naar aanleiding van een melding geldt een wettelijke bewaartermijn van 20 jaar. Die 20 jaar is te rekenen vanaf het moment dat Veilig Thuis Zeeland de gegevensverwerking over de melding heeft afgesloten.
De bewaartermijn kan ook worden verlengd als dat voor een zorgvuldige taakuitoefening van Veilig Thuis noodzakelijk is.
In het geval dat er meerdere dossiers over dezelfde perso(o)n(en) zijn, dan worden deze dossiers bewaard tot het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn van het laatst aangemaakte dossier.
Verwijsindex Zeeland
De verwijsindex is een digitaal systeem dat signalen over de betrokkenheid van hulpverleners bij jongeren (tot 23 jaar) bij elkaar brengt. Hiermee kunnen zij hun activiteiten op elkaar afstemmen en overleggen over de beste aanpak. Alleen algemene gegevens zoals naam, adres en geboortedatum van het kind worden opgenomen. De reden van signalering wordt niet vermeld. Veilig Thuis Zeeland registreert alle cliënten onder de 23 jaar waarover melding of onderzoek is gedaan in de Verwijsindex Zeeland. Meer informatie lees je op de website van de Verwijsindex Zeeland via: www.verwijsindexzeeland.nl.
Veilig Thuis Register
De personen die als directbetrokkenen worden geregistreerd in het Veilig Thuis systeem worden automatisch aangemeld in het VT Register. Dit register heeft het doel om direct vanuit het registratiesysteem van Veilig Thuis Zeeland te zien is of en welke andere Veilig Thuis organisatie (andere regio) al bekend is of was met een gezinssysteem. Of een persoon wel of niet bekend (geweest) is, is ook de enige informatie die het register deelt. Geen inhoudelijke informatie. Veilig Thuis verwijdert aanmeldingen uit het register conform de hiertoe geldende wettelijke regels.
Voor meer informatie over jouw rechten & privacy en de werkwijze van Veilig Thuis vind je in het Handelingsprotocol Veilig Thuis, wat te vinden is op onze website.
Klachtenregeling
Wij vinden het belangrijk dat je tevreden bent over onze dienstverlening. Toch kan het gebeuren dat de dienstverlening niet verloopt zoals je verwacht, waardoor je met een klacht rondloopt. Onze uitgebreide klachtenregeling staat in de folder klachtenregeling Veilig Thuis Zeeland.
Vertrouwenspersoon AKJ
Kom je samen met ons niet uit jouw klacht? Dan kan je terecht bij de vertrouwenspersonen van het Advies- en Klachtenbureau Jeugdzorg (AKJ). De vertrouwenspersoon is onafhankelijk en werkt dus niet voor Veilig Thuis. Ondersteuning door de vertrouwenspersoon is gratis. Meer informatie lees je op de website van het Advies- en Klachtenbureau Jeugdzorg (AKJ).